W momencie kiedy przedsiębiorca podejmuje decyzję o wprowadzeniu do swojej działalności newslettera zazwyczaj zadaje sobie pytania jak stworzyć newsletter, co powinien zawierać czy jak powinien wyglądać.
Tymczasem kwestie prawne związane z newsletterem są równie ważne jak samo jego stworzenie czy wygląd – tym bardziej, że ich niedopełnienie może drogo kosztować. Tak więc zacznijmy od podstaw…
Co to jest newsletter?
W polskim prawie nie znajdziemy definicji newslettera, ale sam newsletter w tradycyjnym ujęciu stanowi tzw. informację handlową, którą zdefiniowano w art. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „u.ś.u.d.e.”). Zgodnie z ustawą informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi.
Czy potrzebuję zgody na wysyłkę newslettera?
Skoro już ustaliliśmy, że Twój newsletter jest informacją handlową to potrzebujesz zgody odbiorcy na jego wysłkę. Potrzeba takiej zgody wynika z art. 10 u.ś.u.d.e., który w ust. 1 i 2 stanowi, że:
- zakazane jest przesyłanie mailowo niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną;
- informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji.
Co więcej, potrzeba uzyskania zgody wynika także z prawa telekomunikacyjnego, które w art. 172 ust. 1 stanowi, że:
Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.
Tak więc zgoda na newsletter jest niezbędna, żeby wysyłać go zgodnie z prawem. Przyjmuje się, że ze względu na fakt, że w przypadku gdy obie zgody pobierane są w tym samym celu – wystarczy pobrać jedną, która zaspokaja wymagania obu przepisów.
Jak powinna wyglądać zgoda na newsletter?
Ustawa wskazuje, że zgoda na newsletter powinna być zgodna z przepisami w zakresie ochrony danych osobowych.
Tak więc pobierana przez Ciebie zgoda powinna być:
- dobrowolna – osoba, której dane dotyczą, musi mieć realną możliwość wyboru czy wyrazić zgodę, nie czuć się zmuszona do wyrażenia zgody a brak wyrażenia zgody nie może wpływać negatywnie na jej sytuację np. w przypadku braku wyrażenia zgody nie mogłaby ona zrobić zakupów w Twoim sklepie internetowym;
- konkretna – zgoda musi określać cel jej zbierania, być szczegółowa oraz wyraźnie oddzielona od innych informacji zamieszczonych na stronie;
- świadoma – osoba, która wyraża zgodę, otrzymuje przed wyrażeniem zgody informacje niezbędne do umożliwienia jej podjęcia świadomej decyzji i zrozumienia na co wyraża zgodę tzn. że w zgodzie należy wprost wskazać że zgadza się na przesyłanie jej reklam na wskazany adres e-mail;
- jednoznaczna – oznacza to musi wyraźnie wskazać że chce wyrazić zgodę np. zaznaczyć checkbox z treścią zgody.
Dodatkowo podczas zbierania zgód powinny zostać spełnione dodatkowe warunki takie jak:
- rozliczalność – jesteś zobowiązany wykazać, że osoba, która otrzymuje newsletter wyraziła na to zgodę np. poprzez logi w systemie,
- wyraźne odróżnienie oświadczenia o wyrażeniu zgody od innych kwestii np. w odrębnym akapicie;
- sformułowanie treści zgody jasnym i prostym językiem w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie aby każdy zrozumiał jej treść,
- udostępnienie możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie w sposób równie łatwy jak jej wyrażenie,
- poinformowanie osoby wyrażającej zgodę, przed jej wyrażeniem (np. w treści zgody) o tym, że: (1) ma prawo w każdej chwili wycofać wyrażoną zgodę oraz że (2) cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność przetwarzania danych osobowych przed jej cofnięciem.
Dobrą praktyką przy zapisach drogą elektroniczną jest także stosownie systemu double opt-in czyli zapisu do newslettera poprzez potwierdzenie chęci zapisu poprzez kliknięcie odpowiedniej opcji w mailu potwierdzającym zapis (link aktywacyjny).
W przypadku zgody papierowej wystarczy okienko do zaznaczenia krzyżyka.
Czy muszę zamieścić obowiązek informacyjny z RODO?
Tak, zbierając dane niezbędne do wysyłki newslettera (adres e-mail, czasami imię) należy zamieścić obowiązek informacyjny wynikający z RODO.
Szczegółowe informacje o sposobie spełnienia obowiązku informacyjnym znajdziesz TUTAJ.
Czy muszę zbierać zgody na przetwarzanie danych osobowych z RODO?
Co do zasady taka zgoda nie jest potrzebna, ponieważ podstawą przetwarzania danych w celu obsługi newslettera jest zazwyczaj prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu swoich produktów/usług wynikający z art. 6 ust 1 lit. f RODO. Wystarczy więc, że w trakcie pozyskiwania zgody na newsletter spełnisz wobec osoby, której dane dotyczą obowiązek informacyjny w którym wskażesz podstawę przetwarzania danych osobowych i swój prawnie uzasadniony interes.
Jakie kary można dostać za załamanie wskazanych przepisów?
Kary za nieprawidłowe skonstruowanie newslettera możesz otrzymać kary finansowe – ich wysokość zależy od rodzaju uchybień.
Brak odebrania zgody tj wysyłanie niezamówionej informacji handlowej (naruszenie u.ś.u.d.e.) grozi karą grzywny w wysokości od 20 do 5000 zł. Brak uzyskania marketing bezpośredni, wynikającej z prawa telekomunikacyjnego, możesz dostać karę pieniężną w wysokości do 3% obrotu za poprzedni rok obrotowy.
Dodatkowo osoba, która otrzyma taką niezamówioną informację handlową może dochodzić zadośćuczynienia przed sądem – niedawno warszawski sąd w takiej sprawie zasądził kwotę 500 zł.
Brak obowiązku informacyjnego lub jego nieprawidłowe skonstruowanie może skutkować karą do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego
rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
Jeżeli masz pytania, potrzebujesz sprawdzenia twojej zgody na newsletter lub chcesz dopiero wprowadzić newsletter na swojej stronie pisz śmiało!
